Het landschap voor congressen en meetings is rap aan het veranderen. Hoewel steeds meer onderdelen van het boekings- en vergaderproces naar de online wereld verschuiven, komt er ook een steeds grotere hang naar offline ontmoetingen. Dit constateert trendwatcher Tony Bosma, tijdens een event over trends in de meetingbranche, georganiseerd door Worldmeetings. Hieronder vijf van deze trends voor u op een rij gezet.

Fotografie Jonna van Hesteren

Tony Bosma behoort tot de top honderd beste en meest invloedrijke futuristen ter wereld. Hoewel hij van beroep trendwatcher is, betekent dit niet dat hij de toekomst kan voorspellen. "Het zou arrogant zijn om dit te beweren", vindt hij. Hij heeft echter wel het voordeel dat hij vanuit zijn beroep continu gevraagd wordt om over allerlei zaken mee te denken. Daardoor heeft hij een vrij uitgebreid beeld gekregen van onze maatschappij en ontwikkelingen daarbinnen.

Nederland is een vergader- en congresland. In het aantal congresboekingen nemen wij wereldwijd de negende plaats in. Een op de vijf hotelreserveringen hier is voor zakelijke doeleinden. Maar ondertussen lijken mensen steeds minder tijd hebben om fysiek te 'meeten'. Hoewel 61 procent van de zakenreizigers face-to-face-ontmoetingen met partners buiten het kantoor prefereert, komt minder dan de helft (46 procent) hier daadwerkelijk aan toe, blijkt uit cijfers van Booking.com. Het boekingsproces wordt steeds vaker online gedaan en zelfs vergaderingen vinden steeds vaker online plaats. Deze trend zou echter wel eens voor een tegenreactie kunnen zorgen. Mensen worden op een gegeven moment 'online-moe' en neigen daardoor meer naar offline meeting-mogelijkheden.

Een andere opvallende ontwikkeling is de verschuiving van communicatiekanalen. Bij 87 procent van de contactcenters neemt het non-voice-verkeer de komende twee jaar toe en is het heel gewoon dat naast de telefoon, mensen zeven(!) andere digitale kanalen gebruiken. Denk hierbij aan chatbots, WhatsApp, Facebook Messenger, Twitter, Hangouts, Snapchat en natuurlijk de ouderwetse e-mail.

3. Nieuwe technologieën veranderen de sector

"Iedereen die rondloopt in de wereld van het zakelijke reizen weet dat de hele sector opnieuw uitgevonden gaat worden in de komende vijf tot tien jaar. Er zijn zóveel nieuwe krachten en middelen die in het spel komen. Natuurlijk is mobile daar er één van, maar zullen er ook kunstmatige intelligentie, virtual reality en hybride mechanismen zijn waar nog niemand aan had gedacht?"

Als patronen worden doorbroken, ontstaan nieuwe werelden. Zo is er 'Claire', een algoritme dat het hele boekingsproces voor zakelijke reizen overneemt. En in Amsterdam is er het eerste Element-hotel, dat duurzaam en modulair is opgebouwd. Creditcardmaatschappij Visa kwam met de VisaPort-app voor de 'ultimate travel experience'. En nu steeds meer meetings virtueel zijn, komen ook op dit gebied allerlei initiatieven op, zoals Amazemeet, een simpele tool voor het reduceren van onnodige meetings en het effectiever maken van noodzakelijke meetings ('Life is too short for crappy meetings', zo luidt de slogan).

Veel van deze ideeën komen uit de koker van startups, die meer in staat zijn disruptief te denken dan traditionele organisaties. Grote bedrijven, waaronder verschillende hotelketens, kunnen echter ook innovatief zijn door startup-incubators op te zetten die werken aan bijvoorbeeld slimme oplossingen en algoritmes voor het helpen van klanten aan de balie en meer. "Als je bezig bent met de toekomst, moet je nadenken over waarom je doet wat je altijd al doet. Als je dat nalaat, wordt het voor je gedaan door andere organisaties. En dan is het einde nabij."

Onderzoek van Travelzoo in mei 2016 onder zesduizend respondenten wees uit dat tachtig procent geloofde dat tegen 2020 robots een belangrijke rol gaan spelen in hotels. Travel tech-startups wisten wereldwijd in de eerste helft van 2016 1,5 miljard dollar aan investeringen binnen wisten te halen. Worden mensen massaal vervangen door robots en kunstmatige intelligentie? Dat misschien niet, maar kritisch denkvermogen is wel harder nodig dan ooit om onderscheidend te blijven, vindt Bob Pieterson, directeur van Worldmeetings. Bosma is het hier roerend mee eens. "We hebben schapen gecreëerd, maar hebben rebellen nodig."

5. Menselijke benadering blijft de basis

Hoewel allerlei technologische ontwikkelingen de branche veranderen, is het uiteindelijk vooral zaak deze zo in te zetten dat het menselijke (de human touch) de boventoon gaat voeren. Uiteindelijk is het namelijk de veranderde klantwens die de drijvende kracht is achter veel trends. Organisaties die in staat zijn de mens centraal te zetten, zullen dan ook de meest succesvolle meetings organiseren.