Congrestival: de eventtrend!

De zomer is weer begonnen en dat betekent dat het festivalseizoen weer volop bezig is! Festivals hebben een heerlijke relaxte sfeer, prachtige aankleding, verschillende thema’s en een flinke dosis aan diversiteit in de breedste zin van het woord en toch is het één geheel. Perfect om te bezoeken met vrienden of familie. En waarom niet met collega’s?

Waarom zou je dit festivalconcept niet doortrekken naar zakelijke meetings? De trend congrestival is geboren!

Traditioneel congres
Ik zie (uitzonderingen daargelaten) in de praktijk veel congressen met eenzelfde traditionele opbouw: een centrale ontvangst, een plenair samenzijn, lunchpauze, subsessies, weer een pauze en een plenaire afsluiting. Met veelal een afsluitende borrel om op ieders gemak na te kunnen praten. En oh ja, er moet genetwerkt worden! Dit alles wordt in een strakke tijdlijn gezet en als bepaalde sessies iets uitlopen dan worden juist de netwerkmomenten (lunch, pauze of afsluitende borrel) verkort. En na een dag vol informatie te hebben ontvangen, springen de gasten op tijd weer in de auto om weer enigszins op tijd thuis te zijn, rekening houdend met de files. Best pittig zo’n dag toch?

Traditionele congresprogramma’s als hierboven volgen een strakke tijdlijn om het maximale uit de dag te kunnen halen. Maar bereiken we het maximale hiermee?

Organiseer een congrestival!
De positieve eigenschappen van festivals kunnen perfect gebruikt worden om het maximale uit een congres te halen. Je gasten zijn relaxter, voelen zich niet opgejaagd en kunnen daardoor beter informatie opnemen, kiezen zelf wat ze leuk vinden én kunnen op hun gemak in gesprek gaan. Daarbij hoef je niet bang te zijn de doelstelling(en) van het congres verloren gaan. Sterker nog, ik denk dat de doelstelling(en) alleen maar sneller behaald worden!

Denk daarom out of the box en organiseer een congrestival! Waar iedereen zijn/of haar persoonlijk beoogde doel kan behalen. Laat je gasten verantwoordelijk worden voor hun eigen programma en biedt ze de mogelijkheid om op hun eigen wijze het maximale uit de dag te halen.

Natuurlijk hoort daar een tijdsstructuur bij; dat zie je met de Festival programmering ook. Maar we mogen best een beetje de hele strakke touwtjes laten vieren. Ik geef je graag een aantal tips om een ultiem congrestival te organiseren.

Congrestival: hoe pak je het aan?

• Vrijheid
  Geef je gasten de vrijheid om hun eigen programma samen te stellen en laat iedereen binnenkomen en weggaan wanneer hij of zij wenst 
• 2 plenaire sessies
  Maak in het dagprogramma ruimte voor maximaal twee plenaire sessies en zet hierbij een duidelijke tijdsvermelding zodat iedereen weet waar het te doen is. Succesvol presenteren doe je zo!
• Verschillende randactiviteiten
  Creëer daaromheen een open programma met verschillende subsessies en activiteiten waaraan iedereen vrij kan deelnemen.
• Een duidelijke ontmoetingsruimte
  Zorg dat je een mooie ontmoetingsruimte hebt (liefst één met veel daglicht, zoals de Nieuwe Foyer in Orpheus), met een mogelijkheid is voor het plaatsen van stands (struinen) én waar alle catering ook uitgegeven kan worden.
• Ervaar het buitenleven
  Om de ideale congrestival belevenis te creëren zorg dan ook voor buitenactiviteiten: bijvoorbeeld op het terras voor de evenementenlocatie of in een tuin.  

Wat betreft de catering? 

Voor de catering is het belangrijk dat alles in dezelfde stijl is als op een festival: makkelijk, maar vooral goed! Lees ook ons blog Eerst zien, dan geloven, over de ervaring van eten en onze tips hoe eten op een evenement geserveerd kan worden. Hieronder nog meer trendy, sfeervolle en festival-achtige catering mogelijkheden:

• Mobiele barista
  Voor het ideale koffie- of theemoment kan er op een congrestival geen baristamobile ontbreken. 
• Foodtrucks
  Lunch geserveerd vanaf diverse foodpoints, indien mogelijk foodtrucks. Dan heb je gelijk de gewenste diversiteit in aanbod (van een puntzak met huisgemaakte frites tot rijkelijk belegde broodjes; van verse salade tot lekkere noodles). Zorg dat het mee te nemen is want de bewegingsvrijheid is belangrijk. 
• Go Green!
  Biologisch, organic, vegan: mensen worden steeds bewuster van wat ze eten en willen eten, dus go green op je congrestival! Denk daarbij aan lekkere smoothies, sappen, fruitwater en salades. 
• Netwerken tijdens lunch
  De lunchtijd verruimen is een perfect idee om het beweeglijke karakter van een congrestival te verkrijgen, bijvoorbeeld van 11.30 tot 14.30 uur. Zo ontstaat er voor iedereen een relaxmoment op de dag waarbij men ook uitgebreid kan netwerken.
• It’s snack time
  Van de lunch gaan we door naar heerlijke versnaperingen in de namiddag, zoals vers fruit, gezonde mueslirepen of candybars (die doen het altijd goed!). Vanaf 16.00 uur kan er al een borrel worden geschonken, uiteraard begeleid door de populaire bitterbal. 
• Bellytray 
  Laat ook vooral de medewerkers van de evenementenlocatie het nodige uitserveren, zodat je niet “uit een gesprek hoeft te stappen” maar gewoon kunt doorpraten onder het genot van een hapje en een drankje. Een bellytray is hiervoor zeer geschikt en het ziet er ook nog eens leuk uit! 

Inrichten van de evenementenlocatie 
Do’s and don’ts

• Weg met de standaard buffetten en formele opstellingen! Maak een hybride vormgegeven ruimte met statafels, krukken en zitgelegenheid in je centrale ontmoetingsruimte.
• Plaats eens wat zitzakken of creëer leuke informele zitjes.
• Laat in elke subruimte een andere opstelling plaatsen of creëer een subruimte in een ruimte waar men dat niet verwacht.

Ideeën, netwerken, kennis en inspiratie komen samen bij een Congrestival! Gevolg: iedereen krijgt waar voor hij/zij kwam en dat op een heerlijk relaxte wijze. Net als op een festival maar dan in je business outfit. En, laten we eerlijk zijn, de beste deals worden gesloten in een informele ongedwongen sfeer. Ik durf daarom 100% te garanderen dat de doelstelling van het congres behaald wordt en zelfs wordt overtroffen. Dat is waar we het voor doen toch? Wie durft! Wij wel!