Ruim 3 jaar geleden deed ik tijdens mijn MBA studie een onderzoek naar de mogelijkheden van het online boeken van een zakelijke ruimte. Ik herinner me het gesprek met een hotelier nog als de dag van gisteren. Op mijn vraag of de boardroom waarin we zaten binnen 5 jaar online te boeken zou zijn was het antwoord resoluut “Nee”. Direct kwam er een stortvloed aan weerstanden: een vergaderzaal is immers geen hotelkamer.
Toen ik vroeg of hij in 1996 ook zo had gesproken toen Geert-Jan Bruinsma (oprichter Bookings.nl nu bekend als Booking.com) langs kwam, volgde er een pijnlijke glimlach. Toen leek het boeken van een hotelkamer via internet echt een belachelijk idee.
Natuurlijk zijn er heel veel vragen te stellen bij het boeken van een zakelijke ruimte: van dieetwensen tot zaalopstelling tot combinatie van zalen en dan heb ik het nog niet over de kleur van de LED-verlichting en de bloemen op tafel.
Maar als we nu kijken naar succesvolle start-ups in de VS en Duitsland dan zijn er slechts een paar vragen: Datum? Starttijd? Aantal uren? Aantal personen? De prijs per uur is voor de boeker bekend. Het gaat dan in eerste instantie om de beschikbaarheid van de ruimte. Dat eenvoud online heel goed werkt bewijst ook de restaurantwereld.
Als ik een restaurateur vraag welke mogelijkheden er zijn voor de lunch of het diner dan zou je voor een online proces een draak van een systeem krijgen om dat te automatiseren. Alleen bij de drank zijn we dan al minimaal 10 vragen verder. Geen gebruiker die dat gaat doen. Maar als je het reserveringsproces opknipt in 2 fasen dan lijkt online ineens heel dichtbij en realiseerbaar.
Fase 1: een online basisboeking
Een eerste fase (de basisboeking) van het online boeken gaat niet verder dan de gereserveerde datum, de starttijd, het aantal uur en het aantal personen. Net als de restaurants op dit moment doen.
Fase 2: de volledige boeking
Wanneer er online een ruimte geboekt is, bestaat de tweede fase (de volledige boeking) uit het vervolgcontact van de locatie met de boeker. Alle details van de meeting kunnen doorgenomen worden. Daar ligt de toegevoegde waarde: het aanbod afstemmen op de wensen van de gast. Persoonlijk contact is van groot belang voor het welslagen van de meeting.
KISS staat voor Keep It Short and Simple. Door complex (alle mogelijkheden rond een meeting) te denken vergeet je dat een simpeler model wellicht ook kan volstaan.
Een locatie waar je zakelijk kan ontmoeten of kan flexwerken krijgt met een eenvoudig online proces dus 24 uur per dag 7 dagen in de week toegang tot potentiele gasten.
De vraag is: waar wachten we nog op?
.gif)
