Persoonlijke aandacht biedt meerwaarde



Onlangs kwam het bericht naar buiten dat er steeds meer bookingtools komen voor het online boeken van vergaderzalen. ‘Want’, zo wordt aangegeven, "dit sluit aan bij de vraag in de markt". Maar is dat wel echt zo? Online vergaderruimte boeken is immers wel heel iets anders dan het via internet reserveren van een vliegtuigstoel of hotelkamer. "Juist door fysiek contact met de gast kun je deze beter overtuigen en verrassen."

Geen eenheidsworst
"In een tijd waarin iedereen alles op maat wil en geen eenheidsworst, is het juist extra belangrijk om persoonlijk contact te onderhouden met onze gasten", aldus Karla Bouma, werkzaam op de afdeling Guest Relations bij Hampshire Hotels Groningen*. "Wij vragen door en kunnen meedenken (welke zaalopstelling, wat voor apparatuur). Dit is daarnaast ook voor de logistieke planning weer erg fijn; waar liggen de zalen, toiletten, wat kost de lunch, welke doelen wilt u behalen." En uiteraard geeft dit een extra kans tot upsell (iets lekkers bij de koffie, borrel).

Nieuwe ideeën
Natuurlijk gaat Hampshire Hotels Groningen met de tijd mee en moet je online reserveren bieden als hotel. Herman van der Poel, General Manager Hampshire Hotels Groningen, wil juist het onderscheid maken met persoonlijk contact. "Wij willen vooral de gast ontzorgen en nieuwe, frisse ideeën kunnen aandragen." Wanneer iemand je product al goed kent, kan online reserveren wel van toegevoegde waarde zijn. "Mits je het persoonlijk contact blijft behouden, bijv. door middel van real time vragen kunnen beantwoorden via een chat."

Persoonlijke aandacht
"Doordat gasten ons spreken en wij ze in het hotel ontmoeten, krijgen we een band die ervoor zorgt dat de samenwerking in de toekomst sneller en beter verloopt; we weten dan immers precies wat de gast wil", aldus Bouma. "Uiteraard wordt er op dit moment ook online vergaderruimte geboekt (onder meer via Worldmeetings), maar we merken dat er van beide kanten dan nog best veel onduidelijkheden zijn of dat de gast iets heel anders bedoelde dan via het systeem bij ons is doorgekomen. En dit levert dan op de werkvloer soms weer extra werk op. Juist om dat te voorkomen vinden wij persoonlijke aandacht van grote toegevoegde waarde en staan wij zowel fysiek als online klaar voor onze gasten."


*Hampshire Hotels Groningen bestaat uit Hampshire Hotel - Plaza Groningen en Hampshire Hotel - Groningen Centre. Meer informatie: www.vergadereningroningen.nl.

Deze gastcolumn is een geschreven naar aanleiding van het artikel "Gaat online reserveren van vergaderzalen in 2018 doorbreken?", dat is gepubliceerd in Meeting Magazine 5 en op www.meetingmagazine.nl.