5 tips voor productieve zomer meetings

Na een aantal bewolkte dagen is het eind deze week weer volop zomer. Helaas komt een snikhete zomerdag de concentratie en productiviteit op kantoor vaak niet ten goede. Toch creëert het oplopende kwik ook kansen. Voor succesvolle vergaderingen en workshops bijvoorbeeld. Hoe? Meeting- en locatiespecialist Spacebase geeft 5 tips om het hoofd koel te houden en in zomerse meetings geconcentreerd, gefocust en productief te blijven:
 
1: Verkoeling voor lichaam én geest
Wanneer de temperatuur in de meeting ruimte tot grote hoogte stijgt, is het vinden van energie en motivatie vaak een uitdaging. Veel drinken helpt zowel het lijf als het hoofd koel te houden. “Naast een breed ‘standaard’ assortiment gekoelde drankjes kunnen extra sapjes, een smoothiebar, ijs of vers fruit tijdens een meeting of workshop echt een verademing én motivatiefactor zijn”, aldus Julian Jost medeoprichter van Spacebase, een online boekingsplatform voor meeting- en workshoplocaties.
 
2: Creativiteit gaat door de maag
Een dag vullende workshop buiten de deur? Dan kan een BBQ een goede aanvulling zijn op het programma. In een ongedwongen sfeer wordt zowel de onderlinge communicatie als de creativiteit gestimuleerd. Maar: ook hier staat de productiviteit op #1. Voorkom een zonnesteek door stoelen en workshop benodigdheden in de schaduw te plaatsen. Een ingehuurde BBQ-chef of cateraar geeft de bijeenkomst een professionele uitstraling.
 
3: Room voor thought
Is het niet mogelijk om uit te wijken naar een buitenlocatie, dan is een koele, inspirerende workshopruimte op hete zomerdagen een must. “Door een meeting of workshop te verplaatsen naar een externe ruimte - weg van de bekende, saaie vergaderruimtes op kantoor - ontstaat er ruimte voor creativiteit. Nieuwe invloeden en prikkels zorgen voor concentratie, doorzettingsvermogen en discipline: succesfactoren voor elke creatieve meeting of workshop.”
 
4: Houd het kort, maak het krachtig
Meetings op een  hete zomerdag vragen om snelheid en korte sessies. “Denk out-of-the-box en organiseer een staande workshop, of vergader eens wandelend.” Jost vervolgt: “Ook een strakke planning zorgt voor maximaal resultaat. Speed dating en elevator pitches zijn goede voorbeelden van ‘minder vaak, meer efficiënt’. De juiste omgeving en hulpmiddelen zoals Prezi presentaties, flip-overs, Metaplan muren en kleurrijke lijsten zorgen voor een prettige leer- en werkomgeving. Ondanks de hitte.”
 
5: De meeting cirkel is rond
Wandelend vergaderen bij een lange meeting? Geen goed idee. “Houd het simpel en maak gebruik van de bestaande mogelijkheden. Door de stoelen achter de tafels weg te halen en op te stellen in een kring, voelt de meeting direct anders aan. Bovendien heeft iedereen zo meer ruimte, kijken deelnemers elkaar aan en wordt het minder snel bloedheet. Een andere optie is de stoelencirkel te verplaatsen naar een grotere ruimte. Plaats extra ventilatoren zodat iedereen geconcentreerd en bij de les blijft.”
 
Over Spacebase
Spacebase (www.spacebase.com) is een transparant en eenvoudig boekingsplatform voor bijzondere vergader- en workshoplocaties. Met één klik kunnen bedrijven kiezen uit meer dan 1.000 locaties, in 14 steden en 10 landen wereldwijd: van Berlijn, Amsterdam en Parijs tot Hong Kong en Kaapstad. Benodigde extra’s zoals DJ’s en catering kunnen daarna aan de boeking worden toegevoegd. Tegelijkertijd is het voor locatie-eigenaren gemakkelijk om hun bijzondere locatie kosteloos aan te bieden op Spacebase en zo optimaal gebruik te maken van hun locatiecapaciteit.

Spacebase GmbH is in augustus 2014 opgericht door Julian Jost, Jan Hoffmann-Keining en investeerder Stephan Ekbergh. De startup wist onlangs de ‘Web In Travel (WiT) award’ voor start-ups en de ‘Eye For Travel Award for Best Travel Startup 2015’ in de wacht te slepen. Het Spacebase hoofdkantoor is gevestigd in Berlijn. Voor meer informatie bezoek de Spacebase website of volg Spacebase op Facebook. 

Auteur: Check-in PR

Tags: