'Keurmerk houdt je scherp'

Ambassadeurs Vergaderhamer aan het woord

Nederland kent een flink aantal vergader- en congreslocaties, variërend van hotels tot schepen en outdoorlocaties. Maar hoe weet je als opdrachtgever welke locaties kwaliteit leveren en betrouwbaar zijn? Het keurmerk Congres- en Vergaderclassificatie biedt uitkomst. "Het keurmerk geeft de gast houvast en houdt je als locatie scherp."

Ook binnen de congres- en vergadermarkt is transparantie een groot goed. Al sinds 1995 maakt de Congres- en Vergaderclassificatie inzichtelijk welke locaties in staat zijn om boekers, opdrachtgevers, gasten, sprekers en exposanten op een professionele manier te ondersteunen. Dit doet de organisatie door vergaderaccommodaties te laten keuren door een inspecteur. Voor deze keuring wordt een lijst van objectieve criteria gehanteerd. Deze hebben niet alleen betrekking op de congres- en vergaderzalen zelf, maar ook op zaken zoals de parkeerplaatsen, toiletten, bewegwijzering, brandveiligheid en de servicegerichtheid van het personeel; alle faciliteiten waar een boeker tijdens zijn aanwezigheid mee te maken krijgt. Vervolgens classificeert de inspecteur accommodaties door het toekennen van één tot en met vijf vergaderhamers. Geclassificeerde accommodaties worden elke drie jaar opnieuw gekeurd door een inspecteur zodat de geboden kwaliteit geen momentopname is, maar een garantie.



Papendal
Inmiddels hebben ongeveer 100 accommodaties drie of meerdere vergaderhamers in hun bezit. Hotel en congrescentrum Papendal bij Arnhem, dat vijf vergaderhamers heeft, besloot in 1996 al een inspecteur uit te nodigen voor een keuring. Dat was volgens directeur Jochem Schellens een bewuste keuze. "Papendal biedt veel verschillende producten, waarvan het sportcentrum toch de meest bekende is. De vergader- en congresmarkt is echter ook een belangrijke markt voor ons en door middel van het keurmerk kunnen we duidelijk laten zien dat we op die markt actief zijn. Het is een uitstekend middel om onszelf te positioneren." Schellens hecht veel waarde aan de driejaarlijkse herkeuring. "Wat betreft de criteria ligt de lat hoog, maar als je achter je diensten staat ben je er altijd klaar voor als de inspecteur langskomt. Bovendien houdt de classificatie je als locatie ook scherp. Dankzij de kritische en frisse blik van de inspecteur zijn er altijd wel wat punten te vinden die je in je organisatie mee kan nemen. De inspecteur heeft overigens een zeer zorgvuldige manier van controleren, maar is wel erg vriendelijk en fijn in de manier van omgang." Volgens Schellens is het keurmerk zeker een aanrader. "Het blijft natuurlijk appels met peren vergelijken, maar het maakt het vergelijken wel makkelijker voor een opdrachtgever. Voor mensen die minder bekend zijn met Papendal biedt het keurmerk houvast en kunnen zij op basis hiervan een goede keuze maken. We nemen het ook altijd mee in onze marketinguitingen richting de zakelijke markt."



New Babylon Meeting Center/Oudlaen Vergaderen
Dat het keurmerk actueel blijft, blijkt uit het feit dat er jaarlijks nog steeds nieuwe partijen aan de lijst van geclassificeerde accommodaties worden toegevoegd. Het New Babylon Meeting Center Den Haag kreeg medio 2014 vijf vergaderhamers toegewezen, terwijl Oudlaen in Utrecht in 2015 werd beloond met vier vergaderhamers. Beide locaties maken onderdeel uit van PW Offices. "Met het onafhankelijke keurmerk laten we zien dat we investeren in kwaliteit ten behoeve van de gasten", vertelt Ceciel van Hasselt, directeur PW Offices. "De keuring levert altijd veel nuttige tips op, mede dankzij het feit dat je inzicht krijgt in hoe de gast jouw locatie beleeft. Zelf denk je er bijvoorbeeld niet zo snel aan om vanuit elke zaal een duidelijke bewegwijzering aan te brengen."



"De driejaarlijkse keuring vindt aangekondigd plaats", zegt Niels Cornelese, manager New Babylon Meeting Center Den Haag. "Tevens bestaat er de mogelijkheid dat tussentijds onaangekondigd een bezoek door een inspecteur wordt afgelegd, wat wij zeer positief vinden. Want op elk moment, dus ook bij wisselende opstellingen, moeten de criteria gehandhaafd worden. Bijzonder prettig is ook het feit dat je na elke herkeuring de kans krijgt om feedback te geven op de uitslag en de ruimte krijgt om aspecten te verbeteren, wat gelukkig bij onze locaties tot op heden niet nodig is geweest. We merken dat steeds meer opdrachtgevers er op selecteren en veel waarde aan het keurmerk hechten." De vergaderhamers blijken ook een uitstekend middel te zijn om een netwerk op te bouwen. Van Hasselt: "Vanuit de organisatie word je gestimuleerd om met andere geclassificeerde locaties in contact te komen en te sparren. Zeker in het hogere segment kan je veel van elkaar leren. Ook weet je dankzij het keurmerk precies naar welke locaties je met een gerust hart kan doorverwijzen."

www.vergaderhamer.nl


Dit artikel is verschenen in Meeting Magazine editie 4, 2016

Auteur: Vergaderhamers

Tags: